Melalui layanan web Dropbox yang menawarkan kapasitas 2 GB secara gratis, Anda dapat mengakses beragam file dari mana saja, kapan saja, sekaligus bertukar data dengan pengguna lain.
Kumpulan dokumen atau data adalah “benda” yang sangat sensitif dan rapuh sehingga sering kali membutuhkan langkah antisipasi berupa proses backup. Namun, dengan proses backup konvensional, kumpulan dokumen tersebut tetap berisiko hilang atau rusak. Pasalnya, apabila hard disk crash, DVD tergores, atau flashdisk hilang, data Anda akan hilang tanpa harapan kembali.
Apakah ada alternatif proses backup lain? Sebenarnya, di Internet tersedia begitu banyak layanan backup gratis secara online. Salah satu yang akan akan kita ulas di sini adalah layanan web Dropbox
Dropbox adalah sebuah “hard disk online” yang sangat fleksibel karena terintegrasi sempurna di platform Windows, Mac OS, atau Linux. Dengan mkapasitas 2 GB gratis, Anda dapat mensinkronisasi data, bertukar data dengan teman, bahkan mengerjakan sebuah dokumen secara kolektif bersama rekan kerja di tempat yang berbeda, misalnya di beda kota.
Agar data Anda tetap tersimpan dengan baik, setidaknya setiap jangka waktu 90 hari, Anda harus login kedalam Dropbox. Apabila kapasitas 2 GB terlalu kecil, Anda dapat meng-upgrade menjadi 50 GB (dengan biaya US$ 10 per bulan atau US$ 100 per tahun.
Langkah demi langkah, bagaimana cara mudah menginstalasi dan mengonfigurasi layanan web ini serta menyajikan data Anda untuk dipublikasikan di Internet.
Menginstall Dropbox: menyimpan file dalam beberapa langkah
Untuk mengakses Dropbox, pihak produsen menyajikan sebuah Windows client atau software pendukung berukuran sekitar 14 MB yang dapat di-download di Dropbox.com. Selain Windows, tersedia juga untuk MacOS X dan Linux.
Setelah klik pada file setup, instalasi berjalan secara otomatis. Anda hanya perlu memasukkan sebuah alamat e-mail dan sebuah password untuk akses online. Selanjutnya, Dropbox membuatkan folder “My Dropbox” di account Windows Anda dengan subfolder “Photo” dan “Public”.
Untuk akses langsung pada folder dalam taskbar, tersedia sebuah icon Dropbox yang memiliki beberapa fungsi berguna. Dengan klik kanan pada icon, Anda dapat mengatur secara manual kecepatan upload dan download, atau mengkonfigurasi koneksi jaringan apabila akses Internet Anda melalui proxy server tertentu.
Kini, ujilah koneksi ke server Dropbox. Masukkan sebuah gambar atau dokumen ke dalam salah satu folder dalam Windows Explorer. Status upload Anda akan dikenali pada icon-icon kecil di atas file. Lingkaran biru menunjukkan file masih dalam proses upload/ download. Sementara itu, tanda centang hijau mengindikasikan file sudah tersedia online.
INFO
Alternatif Layanan gratis
Selain Dropbox, alternatif apa saja yang menyediakan layanan serupa? Berikut layanan web dan keunggulannya.
BOX.NET
Layanan yang menyediakan kapasitas 1 GB. Dapat dikombinasikan dengan aplikasi Web 2.0. |
HUMYO
Daya tarik layanan ini terletak pada multimedia player yang terintegrasi (musik dan foto) dan kapasitas gratis yang cukup besar, yaitu 10 GB. |
ADRIVE
Apabila Anda memiliki dokumen yang begitu banyak, layanan ini menyediakan kapasitas sebesar 50 GB. |
IDRIVE
Layanan ini didesain untuk solusi keamanan dokumen dengan kapasitas 2 GB.
Untuk proses transfer, Dropbox menggunakan sebuah koneksi SSL dan mengamankan paket yang dikirim dengan sebuah kunci AES (Advanced Encryption Standard) 256 Bit. Upload dapat berlangsung beberapa menit tergantung koneksi web dan beban server yang bersangkutan.
Lakukan proses login ke website www.getdropbox.com. Struktur folder Dropbox dalam browser tersusun seperti pada PC. Apabila Anda memasukkan folder lain pada hard disk lokal, account online Anda akan menyesuaikannya melalui proses sinkronisasi. Untuk mengetahui apakah file Anda sudah sampai, navigasi ke folder yang bersangkutan atau periksalah di menu “Home” dan “Recent Events”. Di sini, semua aktivitas terbaru akan selalu tercatat.
Windows client cukup praktis dan menghemat banyak waktu pada saat upload. Namun, apabila Anda menggunakan PC lain, misalnya di sebuah warnet, aktivitas kerja di Dropbox terkadang sulit dilakukan. Bahkan, hal ini bisa menjadi celah keamanan yang besar karena client selalu menyimpan password Anda. Oleh karena itu, gunakanlah fungsi upload browser selama Anda bepergian. Untuk melakukannya, setelah registrasi, pilih “Upload | Add more files”, lalu klik “Start Upload”.
Salah satu yang paling menarik dari Dropbox adalah memberikan keleluasaan untuk bekerja secara kolektif bersama rekan Anda. Misalnya, bersama sejumlah rekan, Anda membangun sebuah jaringan melalui Internet, mensinkronisasi PC, atau mempublikasi sebuah galeri foto.
Memanfaatkan Dropbox: memecah, bertukar, dan menyajikan file
Apabila Anda berniat bertukar file dengan pengguna lain, langkah pertama buatlah sebuah folder dalam browser di menu “Share | Create a new shared folder”. Klik folder yang akan di-share dan cantumkan sebuah alamat mail penerima di sisi kanan layar di menu “Share this Folder”.
Perhatikan, untuk dapat menggunakan fungsi ini, para peserta yang diundang harus memiliki sebuah account Dropbox. Selanjutnya Anda dapat mengedit data sendiri, mengupload file, dan menyimpan perubahan. Account gratis Dropbox terbatas pada 10 undangan.
Apabila Anda tidak ingin bertukar file dan hanya ingin menyajikan sejumlah foto, Dropbox menyediakan sebuah fungsi khusus sehingga teman-teman Anda tidak perlu mendaftar di Dropbox. Caranya, buatlah sebuah folder di bawah “Photos” dan masukkan foto-foto Anda ke dalamnya. Untuk mempublikasikan foto-foto tersebut, cantumkan link identifikasi folder yang bersangkutan pada website atau kirimkan melalui e-mail. Link identifikasi ini bukan URL, melainkan sebuah nomor khusus di menu “Copy and Paste this link to share…” dalam folder yang bersangkutan.
Selain bertukar dokumen dan menyajikan foto, Dropbox pun dapat melakukan proses sinkronisasi. Caranya, install client dan masukkan data account yang sama pada sejumlah PC. Lalu, periksalah di menu “Account | Manage Computers” dalam akses online Anda, apakah Dropbox telah mengenali semua PC yang terdaftar di sana. Kini, Anda hanya perlu menarik file-file Anda ke dalam folder “My Dropbox”. Di kemudian hari dan seterusnya, Anda dapat mengakses dan mengedit file-file tersebut dari setiap PC yang telah terdaftar, kapan saja, di mana saja!
